Databehandleraftale

1. Parterne

Denne databehandleraftale regulerer Personaleagents behandling af personoplysninger på vegne af Kunden i forbindelse med levering af Personaleagent-tjenesten, jf. GDPR artikel 28.

2. Aftalens genstand og formål

Personaleagent leverer en AI-drevet juridisk rådgivningstjeneste specialiseret i dansk HR og ansættelsesret. Tjenesten giver adgang til kildebaseret vejledning om funktionærloven, ferieloven, barselsloven, ligebehandling, opsigelse og relaterede emner.

Personaleagent behandler personoplysninger på Kundens vegne i det omfang Kunden (eller Kundens brugere) inkluderer personoplysninger i forespørgsler til systemet.

3. Behandlingens art og kategorier af personoplysninger

Kategorier af registrerede

• Kundens medarbejdere og brugere der er tildelt adgang til Personaleagent
• Tredjeparter hvis personoplysninger indgår i forespørgsler (f.eks. medarbejdere omtalt i konkrete HR-sager)

Kategorier af personoplysninger

• Autentificering: Microsoft Entra ID object ID (OID) — anonymiseret identifier til rate limiting (holdes i RAM, aldrig gemt)
• Forespørgselsindhold: Tekst indtastet af brugeren, herunder eventuelle personoplysninger om tredjeparter — behandles i hukommelsen og kasseres øjeblikkeligt
• Tekniske metadata: Tidsstempler for forespørgsler til driftsovervågning (uden kobling til indhold)

Særlige kategorier

Personaleagent behandler ikke systematisk særlige kategorier af personoplysninger (GDPR artikel 9). Kunden bedes undgå at inkludere sådanne oplysninger i forespørgsler eller anonymisere dem inden brug.

4. Databehandlerens forpligtelser

Personaleagent forpligter sig til at:

• Behandle personoplysninger udelukkende efter Kundens dokumenterede instruks og til de formål der er beskrevet i denne aftale
• Sikre at personer med adgang til personoplysninger har forpligtet sig til fortrolighed
• Implementere passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger jf. GDPR artikel 32
• Bistå Kunden med at opfylde de registreredes rettigheder
• Slette eller tilbagelevere alle personoplysninger efter aftalens ophør
• Stille al nødvendig information til rådighed for at påvise overholdelse af denne aftale
• Fair use-håndhævelse: En anonymiseret identifikator afledt af brugerens Microsoft Entra ID-konto holdes midlertidigt i server-hukommelsen (RAM) for at håndhæve den daglige forespørgselsgrænse (100 forespørgsler pr. bruger pr. dag). Denne identifikator skrives aldrig til disk eller nogen database, er ikke knyttet til samtalens indhold og kasseres automatisk ved midnat (UTC).

5. Underdatabehandlere

Personaleagent anvender følgende underdatabehandler, som Kunden ved indgåelse af denne aftale generelt godkender:

Personaleagent underretter Kunden om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel, således at Kunden har mulighed for at gøre indsigelse.

6. Internationale overførsler

Al infrastruktur kører i Microsoft Azure, Sweden Central (EU). Personoplysninger overføres ikke til tredjelande uden for EU/EØS.

Microsoft Azure behandler data i henhold til Microsofts standard Data Processing Addendum og EU's standardkontraktbestemmelser (SCC), der er inkorporeret pr. reference i Microsofts tjenestevilkår.

7. Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

Personaleagent implementerer følgende foranstaltninger i henhold til GDPR artikel 32:

• Zero data retention: Ingen samtaledata, forespørgsler eller svar gemmes
• Transport-kryptering: TLS 1.2+ på alle forbindelser (HTTPS)
• Adgangskontrol: Microsoft Entra ID SSO med Assignment Required — kun tildelte brugere kan tilgå tjenesten
• AI-model retention: Azure OpenAI konfigureret med zero data retention — ingen logning af prompts eller svar
• Dokumentupload: Dokumenter udtrækkes udelukkende i brugerens browser og sendes aldrig som fil til server
• Overvågning: Application Insights — request-indhold ekskluderet (excludedTypes: Request)
• Region: Sweden Central (EU) — ingen dataoverførsler ud af EU

Yderligere teknisk dokumentation er tilgængelig i Personaleagents tekniske whitepaper.

8. De registreredes rettigheder

Da Personaleagent anvender zero data retention og ikke gemmer samtaleindhold, er det i praksis ikke muligt at besvare indsigtsanmodninger vedrørende samtaleindhold — da sådanne data ikke eksisterer efter sessionen er afsluttet.

Personaleagent bistår Kunden med at opfylde de registreredes rettigheder i det omfang det er teknisk muligt, herunder:

• Ret til indsigt (GDPR art. 15) — begrænset til de tekniske metadata der opbevares
• Ret til sletning (GDPR art. 17) — samtaledata eksisterer ikke efter sessionen
• Ret til dataportabilitet (GDPR art. 20) — ikke relevant for zero-retention-arkitektur

9. Anmeldelse af brud på persondatasikkerheden

Personaleagent underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest inden for 48 timer efter at Personaleagent er blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden der vedrører Kundens personoplysninger.

Underretning sker til den kontakt-e-mailadresse der er registreret i Kundens abonnement. Personaleagent bistår Kunden med at opfylde anmeldelsespligten over for Datatilsynet i henhold til GDPR artikel 33.

10. Aftalens varighed og ophør

Denne databehandleraftale er gældende så længe Kunden har et aktivt abonnement på Personaleagent. Ved abonnementets ophør ophører aftalen automatisk.

Da Personaleagent anvender zero data retention er der ingen personoplysninger at tilbagelevere eller slette ved aftalens ophør — samtaledata har aldrig eksisteret i persistent form.

11. Lovvalg og værneting

Denne aftale er underlagt dansk ret. Eventuelle tvister afgøres ved Retten i København som første instans.

12. Kontakt

Spørgsmål vedrørende denne databehandleraftale rettes til:

Personaleagent ApS
CVR 46574168
E-mail: contact@personaleagent.dk